Pasal 7

Berlaku

Catatan: Penyelenggaraan Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Agraria Dan Tata Ruang/ Badan Pertanahan Nasional

mulai berlaku pada tanggal Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 5 Februari 2026 MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/ KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Œ NUSRON WAHID Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA, Ѽ DHAHANA PUTRA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2026 NOMOR Ж -8- LAMPIRAN I PERATURAN MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/ KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL NOMOR 2 TAHUN 2026 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL PEMBINAAN KEARSIPAN Pembinaan kearsipan di lingkungan Kementerian ATR/BPN dilakukan agar tata kearsipan di Unit Kearsipan dan Unit Pengolah dapat diselenggarakan sesuai dengan kebijakan kearsipan. Pembinaan kearsipan dilakukan terhadap Penyelenggaraan Kearsipan dan/atau penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. Pembinaan kearsipan dilaksanakan oleh: a. lembaga kearsipan nasional kepada Pencipta Arsip; dan b. Unit Kearsipan kepada Unit Kearsipan jenjang di bawahnya dan/atau Unit Pengolah. Pembinaan kearsipan dilakukan melalui: a. sosialisasi, merupakan kegiatan strategis melalui pendekatan metode pemberian informasi, pengertian dan pemahaman tentang ilmu pengetahuan dan teknologi kearsipan, serta peraturan perundangundangan bidang kearsipan oleh pakar dan/atau pejabat yang berkompeten kepada semua tingkatan sumber daya manusia kearsipan; b. bimbingan teknis, merupakan kegiatan pemberian bantuan secara sistematis, aplikatif, dan praktis, untuk peningkatan kemampuan dan keterampilan, mencegah kekeliruan dan kesalahan, serta mengatasi permasalahan teknis dalam pengelolaan Arsip; c. pendampingan, merupakan tindakan taktis dalam peningkatan kinerja pengelolaan Arsip Dinamis dengan pendekatan metode “belajar sambil bekerja” yang diberikan oleh pejabat struktural di bidang kearsipan dan/atau Arsiparis yang berpengalaman dalam melakukan proses pengolahan Arsip Dinamis kepada petugas pengolah Aparatur Sipil Negara dan non Aparatur Sipil Negara petugas lainnya; dan/atau d. pengawasan, merupakan kegiatan pengendalian atas proses pelaksanaan pengelolaan Arsip berdasarkan fakta dan Data, serta informasi yang menghasilkan penilaian dan evaluasi, dalam Penyelenggaraan Kearsipan untuk mengetahui tingkat ketaatan dalam pelaksanaan peraturan perundang-undangan yang dilakukan melalui monitoring dan/atau pemantauan secara langsung. Pengawasan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/ KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. NUSRON WAHID -9- LAMPIRAN II PERATURAN MENTERI AGRARIA DAN TATA RUANG/ KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL NOMOR 2 TAHUN 2026 TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Arsip Dinamis terdiri atas Arsip Aktif, Arsip Inaktif, dan Arsip Vital termasuk di dalamnya Arsip Terjaga. Arsip Dinamis dikelola secara konvensional dan elektronik. A. Pengelolaan Arsip Konvensional 1. Penciptaan Arsip Penciptaan Arsip meliputi pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip. Dalam penciptaan Arsip diperlukan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis. a. Pembuatan Arsip Pembuatan Arsip merupakan kegiatan merekam informasi dalam suatu media rekam tertentu untuk dikomunikasikan dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi Kementerian ATR/BPN. Pembuatan Arsip dilaksanakan melalui proses sebagai berikut: 1) membuat rancangan naskah dinas berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis oleh pejabat yang berwenang; 2) mengoreksi rancangan naskah dinas oleh pejabat yang berwenang dan memberikan paraf persetujuan; dan 3) menandatangani naskah dinas. Pembuatan Arsip diawali dengan membuat format sesuai tata naskah dinas, kemudian ditentukan klasifikasi arsipnya untuk kemudian ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Arsip dianggap sah setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Pembuatan Arsip harus diregistrasi oleh Unit Pengolah. Arsip yang telah diregistrasi, didistribusikan kepada pihak yang berhak pada lingkup internal maupun eksternal secara cepat dan tepat waktu, lengkap, serta aman. Pendistribusian Arsip diikuti dengan tindakan pengendalian. b. Penerimaan Arsip Penerimaan Arsip merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pengaturan Arsip yang berasal dari internal maupun eksternal. Penerimaan Arsip dianggap sah setelah diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima Arsip. Penerimaan Arsip harus diregistrasi oleh pihak yang menerima. Arsip yang diterima, didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian. Kegiatan registrasi dalam pembuatan dan penerimaan Arsip harus didokumentasikan oleh Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan wajib memelihara dan menyimpan dokumentasi pembuatan dan penerimaan Arsip. -10- Pembuatan dan penerimaan Arsip harus dijaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip yang diciptakan. 2. Penggunaan Arsip Ketersediaan dan autentisitas Arsip Dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip. Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, penyajian Arsip Aktif. Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap ketersediaan, pengolahan, dan penyajian Arsip Inaktif (yang telah diserahkan kepada Unit Kearsipan) untuk penggunaan internal dan eksternal. Penggunaan Arsip dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip. Penggunaan Arsip hanya diperuntukkan bagi pengguna yang berhak baik untuk kepentingan internal maupun eksternal Kementerian ATR/BPN. Penggunaan Arsip bagi kepentingan eksternal Kementerian ATR/BPN harus memperoleh persetujuan dari pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Penggunaan Arsip meliputi kegiatan sebagai berikut: a. pelayanan penggandaan Arsip; b. legalisasi Arsip; dan c. peminjaman Arsip asli. Layanan penggunaan Arsip dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: a. layanan penggunaan Arsip menjamin tersedianya Arsip yang benar untuk orang yang berhak, pada waktu dan tujuan penggunaan yang tepat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. Arsip hanya dapat digunakan oleh pejabat dan pegawai untuk kepentingan kedinasan sesuai dengan kewenangannya, sedangkan untuk pemohon eksternal harus memiliki hubungan hukum dengan Arsip yang akan digunakan; c. Layanan penggunaan Arsip untuk peminjaman Arsip asli hanya diperuntukkan bagi: 1) pemohon internal Kementerian ATR/BPN; atau 2) Aparat Penegak Hukum (APH); d. penggunaan Arsip dapat dilakukan setelah memperoleh izin dari pimpinan Pencipta Arsip atau pimpinan Unit Kearsipan; e. tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi apapun dari berkas Arsip; dan f. peminjaman dokumen asli dilakukan melalui pendampingan petugas Arsip atau berita acara. Dalam rangka ketersediaan Arsip untuk kepentingan akses, dapat dilakukan Alih Media terhadap Arsip. Penggunaan Arsip secara elektronik tidak boleh mengubah karakteristik Arsip yang autentik. a. Layanan Penggandaan Arsip Tata cara pelayanan Penggandaan Arsip dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) pemohon mengajukan surat permohonan penggandaan Arsip kepada Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh pemohon dengan mencantumkan: a) nomor dan perihal dokumen yang akan digandakan (nomor surat dan/atau informasi lain yang sesuai dan memungkinkan untuk dicantumkan); b) maksud dan tujuan penggandaan Arsip; dan -11- 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) c) alamat lengkap pemohon untuk proses pengiriman penggandaan Arsip serta narahubung. pemohon melampirkan surat kuasa bertanda tangan di atas meterai atau surat kuasa yang dilegalisasi oleh notaris apabila permohonan dikuasakan; pemohon melampirkan kopi identitas pemohon (Kartu Tanda Penduduk/Kartu Izin Tinggal Terbatas) dan/atau pemberi dan penerima kuasa apabila dikuasakan; pemohon wajib memiliki hubungan hukum dengan Arsip yang akan dimintakan penggandaannya; dalam hal pemohon merupakan badan hukum, dilampirkan kopi akta pendirian/perubahan perusahaan yang dilegalisasi; dalam hal pemohon merupakan internal Kementerian ATR/BPN, surat permohonan berupa naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; petugas mencatat pada registrasi layanan Arsip; petugas melakukan telaah atas permohonan penggandaan Arsip, selanjutnya melakukan penelusuran Arsip jika permohonan disetujui oleh pimpinan unit kerja atau membuat surat penolakan jika permohonan tidak disetujui; petugas melakukan pencarian Arsip yang akan digandakan melalui daftar Arsip secara manual atau elektronik, namun jika Arsip tidak ditemukan akan dibuatkan surat balasan kepada pemohon; petugas mengambil Arsip dari tempat penyimpanannya dengan memberi tanda keluar atau out indicator sebagai pengganti Arsip yang diambil; petugas menyerahkan hasil penggandaan Arsip yang sudah dibubuhkan tanda bagian dari fungsi pengamanan fisik dan informasi Arsip kepada pemohon; Gambar 1. Contoh Hasil Penggandaan Arsip -12- 12) tanda bukti bahwa pemohon telah menerima hasil penggandaan Arsip dan/atau petugas telah mengirimkan hasil penggandaan Arsip; 13) paraf atau tanda tangan pemohon pada registrasi layanan Arsip dan/atau tanda bukti pengiriman; 14) petugas menyimpan kembali Arsip dengan memeriksa kelengkapan dan kondisi Arsip, serta menuliskan tanggal kembali dan membubuhkan paraf pada tanda keluar/out indicator; dan 15) petugas bertanggung jawab penuh atas kelengkapan dan keutuhan Arsip sesuai dengan kondisi saat diambil. b. Layanan Legalisasi Arsip Tata cara pelayanan legalisasi Arsip dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) pemohon mengajukan surat permohonan legalisasi Arsip kepada Unit Kearsipan yang ditandatangani oleh pemohon dengan mencantumkan: a) nomor dan perihal Arsip yang akan dilegalisasi (nomor surat dan/atau informasi lain yang sesuai dan memungkinkan untuk dicantumkan); b) maksud dan tujuan penggunaan legalisasi Arsip; c) alamat lengkap pemohon untuk proses pengiriman Arsip yang telah dilegalisasi serta narahubung; dan d) kopi dokumen yang akan di legalisasi. 2) pemohon melampirkan surat kuasa bertanda tangan di atas meterai atau surat kuasa yang dilegalisasi oleh notaris apabila permohonan dikuasakan; 3) pemohon melampirkan kopi identitas pemohon (Kartu Tanda Penduduk/Kartu Izin Tinggal Terbatas) dan/atau pemberi dan penerima kuasa apabila dikuasakan; 4) pemohon wajib memiliki hubungan hukum dengan Arsip yang akan dimintakan legalisasinya; 5) dalam hal pemohon merupakan badan hukum, dilampirkan kopi akta pendirian/perubahan perusahaan yang dilegalisasi; 6) dalam hal pemohon merupakan internal Kementerian ATR/BPN, surat permohonan berupa naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang; 7) petugas mencatat pada registrasi layanan Arsip; 8) petugas melakukan telaah atas permohonan legalisasi Arsip, selanjutnya melakukan penelusuran Arsip jika permohonan disetujui oleh pimpinan unit kerja atau membuat surat penolakan jika permohonan tidak disetujui; 9) petugas melakukan pencarian Arsip yang akan dilegalisasi melalui daftar Arsip secara manual atau elektronik, namun jika Arsip tidak ditemukan akan dibuatkan surat pemberitahuan; 10) petugas mengambil Arsip dari tempat penyimpanannya dengan memberi tanda keluar atau out indicator sebagai pengganti Arsip yang diambil; 11) petugas mengajukan konsep Arsip yang akan dilegalisasi; 12) pejabat yang berwenang menandatangani legalisasi Arsip, dengan matriks kewenangan legalisasi sebagai berikut: -13- No. Jenis Naskah Dinas 1. naskah dinas yang ditandatangani oleh Menteri/Kepala 2. naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya atas nama (a.n.) Menteri/Kepala naskah dinas yang ditandatangani langsung oleh pejabat pimpinan tinggi madya 3. 4. naskah dinas yang ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama tanpa atas nama (a.n.) 5. naskah dinas yang ditandatangani oleh para kepala pusat, para kepala biro 6. naskah dinas di Kantor Wilayah BPN Kewenangan Legalisasi Pejabat Pejabat Administrator Pengawas yang membidangi urusan koordinasi dan Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian ATR/BPN pada Sekretariat Jenderal yang membidangi urusan koordinasi dan Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian ATR/BPN pada Sekretariat Jenderal yang melaksanakan urusan ketatausahaan pada lingkungan sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, dan sekretariat badan di lingkungannya yang melaksanakan urusan ketatausahaan pada lingkungan sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal, dan sekretariat badan di lingkungannya yang melaksanakan urusan ketatausahaan pada lingkungan biro dan pusat di lingkungannya yang melaksanakan urusan ketatausahaan di lingkungannya -14- Kewenangan Legalisasi Pejabat Pejabat Administrator Pengawas 7. naskah dinas di yang Kantor melaksanakan Pertanahan urusan ketatausahaan di lingkungannya Tabel 1. Matriks Kewenangan Pejabat yang Melakukan Legalisasi No. 13) 14) 15) Jenis Naskah Dinas petugas memberikan nomor legalisasi; petugas menyerahkan legalisasi Arsip kepada pemohon; tanda bukti bahwa pemohon telah menerima legalisasi Arsip dan/atau petugas telah mengirimkan legalisasi Arsip; 16) paraf atau tanda tangan pemohon pada registrasi layanan Arsip dan/atau tanda bukti pengiriman; 17) petugas menyimpan kembali Arsip dengan memeriksa kelengkapan dan kondisi Arsip serta menuliskan tanggal kembali serta membubuhkan paraf pada tanda keluar/out indicator; dan 18) petugas bertanggung jawab penuh atas kelengkapan dan keutuhan Arsip sesuai dengan kondisi saat diambil. c. Peminjaman Arsip Asli Tata cara pelayanan peminjaman Arsip asli dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut: 1) pemohon mengajukan permohonan peminjaman Arsip asli dengan menjelaskan maksud dan tujuan peminjaman serta mencantumkan narahubung sebagai penanggung jawab; 2) petugas mencatat pada registrasi layanan; 3) petugas melakukan telaah atas permohonan peminjaman Arsip asli, selanjutnya melakukan penelusuran Arsip jika permohonan disetujui oleh pimpinan unit kerja atau membuat surat penolakan jika permohonan tidak disetujui; 4) petugas melakukan pencarian Arsip yang akan dipinjam melalui daftar Arsip secara manual atau elektronik, dengan ketentuan jika Arsip tidak ditemukan akan dibuatkan surat pemberitahuan; 5) petugas mengambil Arsip dari tempat penyimpanannya dengan memberi tanda keluar atau out indicator sebagai pengganti Arsip yang diambil; 6) peminjaman Arsip asli wajib dalam pendampingan dan pengawasan petugas Arsip; 7) dalam hal terdapat kondisi tertentu yang mengakibatkan petugas Arsip tidak dapat melakukan pendampingan dan pengawasan peminjaman Arsip asli, pemohon wajib menyertakan berita acara saat peminjaman dan pengembalian Arsip asli, yang disusun dengan format sebagai berikut: -15- KOP SURAT BERITA ACARA NOMOR :....................................................... PEMINJAMAN ARSIP ASLI SEBAGAI................................. Pada hari ini ......... tanggal ......... bulan ......... tahun ......... berdasarkan ......... (dasar permohonan berupa Surat/Nota Dinas/sejenisnya) dari ......... Nomor ......... tanggal ......... perihal........., dilaksanakan peminjaman arsip asli sebagai ......... tanpa pendampingan dari Unit Kearsipan dikarenakan ........., yang melibatkan: 1. Nama NIP Jabatan : : : Dalam hal ini bertindak atas nama pimpinan ......... (nama Unit Kearsipan) sebagai pihak yang menyerahkan Arsip Asli, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Nama NIP Jabatan : : : Dalam hal ini bertindak atas nama ......... (nama satuan kerja) sebagai pihak yang menerima Arsip Asli, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah melaksanakan serah terima peminjaman arsip asli sebagai ......... tanpa pendampingan dari Unit Kearsipan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir. PIHAK KEDUA (Nama Jabatan) nama tempat, tanggal, bulan tahun PIHAK PERTAMA (Nama Jabatan) (tanda tangan dan cap dinas) (tanda tangan dan cap dinas) Nama Lengkap NIP Nama Lengkap NIP -16- Lampiran Berita Acara Nomor : ................ Tanggal : ................ DAFTAR PEMINJAMAN ARSIP ASLI SEBAGAI ................................ No Nomor Berkas (1) (2) Kode Klasifikasi (3) Jenis Arsip/ Uraian (4) Kurun Waktu Jumlah Berkas Tingkat Perkembangan (5) (6) (7) Rak/ No. Boks (8) Ket. (9) Peminjaman Berkas Tgl Paraf (10) (11) Pengembalian Berkas Tgl Paraf (12) (13) Yang Menerima (Pihak Kedua) (Nama Jabatan) Yang Menyerahkan (Pihak Pertama) (Nama Jabatan) (tanda tangan dan cap dinas) (tanda tangan dan cap dinas) Nama Lengkap NIP Nama Lengkap NIP Formulir 1. Berita Acara Peminjaman Arsip Asli Tanpa Pendampingan KOP SURAT BERITA ACARA NOMOR :....................................................... PENGEMBALIAN ARSIP ASLI SEBAGAI................................. Pada hari ini ......... tanggal ......... bulan ......... tahun ......... dilaksanakan pengembalian Arsip asli sebagai ............................. tanpa pendampingan dari Unit Kearsipan melalui Berita Acara Nomor ......... tanggal ......... tentang Peminjaman Arsip Asli Sebagai ....................... dari: Nama NIP Jabatan Bertindak atas nama : : : : Kepada: Nama NIP Jabatan Bertindak atas nama : : : : Menyatakan telah melaksanakan pengembalian Arsip asli sebagai ....................... tanpa pendampingan dari Unit Kearsipan seperti tercantum pada Daftar Arsip terlampir. PIHAK KEDUA (Nama Jabatan) nama tempat, tanggal, bulan tahun PIHAK PERTAMA (Nama Jabatan) (tanda tangan dan cap dinas) (tanda tangan dan cap dinas) Nama Lengkap NIP Nama Lengkap NIP Formulir 2. Berita Acara Pengembalian Arsip Asli Tanpa Pendampingan -17- 8) 9) 10) petugas menyimpan kembali Arsip dengan memeriksa kelengkapan dan kondisi Arsip serta menuliskan tanggal kembali, dan membubuhkan paraf pada tanda keluar/out indicator; petugas dan/atau pemohon bertanggung jawab penuh atas kelengkapan dan keutuhan Arsip sesuai dengan kondisi saat diambil; dan apabila Arsip yang dikembalikan tidak lengkap atau tidak sesuai dengan kondisi saat diambil, maka petugas dan/atau pemohon harus membuat surat pernyataan menghilangkan atau merusak Arsip, dengan format sebagai berikut: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN NOMOR :....................................................... Pada hari ini ......... tanggal ......... bulan ......... tahun ......... berdasarkan keterangan dari pihak kedua terkait dengan Peminjaman Arsip Asli yang melibatkan: 1. Nama NIP Jabatan : : : Dalam hal ini bertindak atas nama pimpinan ......... (nama Unit Kearsipan) sebagai pihak yang menyerahkan Arsip Asli, selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 2. Nama NIP Jabatan : : : Dalam hal ini bertindak atas nama ......... (nama satuan kerja) sebagai pihak yang menerima Arsip Asli, selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. Menyatakan telah (menghilangkan dan/atau telah merusak)* arsip asli yang dipinjam oleh pihak kedua dalam keadaan tidak sesuai dengan kondisi pada saat peminjaman arsip asli. PIHAK KEDUA (Nama Jabatan) nama tempat, tanggal, bulan tahun PIHAK PERTAMA (Nama Jabatan) (tanda tangan dan cap dinas) (tanda tangan dan cap dinas) Nama Lengkap NIP Nama Lengkap NIP *Coret yang tidak perlu Formulir 3. Surat Pernyataan Menghilangkan/Merusak Arsip -18- 3. Pemeliharaan Arsip Aktif Pemeliharaan Arsip dilakukan untuk menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Pencipta Arsip, menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip, serta menjamin ketersediaan informasi Arsip. Pemeliharaan Arsip dilakukan terhadap Arsip Aktif dan Arsip Inaktif. Pemeliharaan Arsip dilakukan melalui kegiatan pemeliharaan Arsip Aktif, pemeliharaan Arsip Inaktif, dan alih media Arsip. Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab Unit Pengolah. Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan Arsip Aktif dan penyimpanan Arsip Aktif. Pemeliharaan Arsip Aktif menggunakan prasarana dan sarana kearsipan. Unit Pengolah dapat membentuk ruang Sentral Arsip Aktif dalam rangka pemeliharaan Arsip Aktif. a. Pemberkasan Arsip Aktif Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. Pemberkasan Arsip Aktif dikelompokkan secara kronologis dan disusun berdasarkan kode klasifikasi. Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip. Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan pada tiap Pencipta Arsip paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan. Langkah-langkah pemberkasan Arsip Aktif merupakan sebagai berikut: 1) Pemilahan Arsip dan nonArsip Memisahkan antara Arsip dan nonArsip yang tidak perlu disimpan, seperti duplikasi Arsip, map, atau amplop. 2) Pemeriksaan Memastikan setiap Arsip yang akan diberkaskan autentik, utuh, dan lengkap pada setiap proses kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan. Jika kondisi Arsip belum lengkap atau terdapat kekurangan, maka diberi catatan khusus di lembar berbeda dan diberi keterangan belum lengkap sehingga dapat diketahui apa saja kekurangannya dan berapa jumlahnya. Pada proses ini dapat dilakukan pemisahan lampiran yang memiliki jenis fisik Arsip yang berbeda seperti peta, buku, dan lain-lain (jika diperlukan) untuk kemudian dilakukan tunjuk silang. Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentifikasi dan/atau memverifikasi kategori Arsip di Unit Pengolah. 3) Pengindeksan (indexing) Menentukan kata kunci (keyword) dari Arsip yang akan diberkaskan yang dapat mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, tempat/wilayah, masalah, dan kurun waktu. Penulisan indeks diikuti setelah penulisan kode klasifikasi Arsip pada folder. 4) Pengkodean Penentuan kode sesuai dengan fungsi, kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan unit kerja sesuai dengan kode klasifikasinya. 5) Tunjuk Silang Tunjuk silang digunakan apabila: a) Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksanaan fungsi; -19- b) Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berkas lainnya yang berbeda media, seperti: peta, CD, foto, film, dan media lainnya; atau c) terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau lembaga. 6) Pengelompokan Mengatur Arsip dengan cara mengelompokkan Arsip sesuai dengan kelompok kegiatan/transaksi sesuai klasifikasi Arsip. 7) Pelabelan Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengenal dari berkas dengan menggunakan kertas yang dilekatkan pada tab folder. 8) Pembuatan Daftar Arsip Aktif Daftar Arsip Aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas dan daftar isi berkas dapat disusun secara terpisah atau dapat disusun dengan digabung. Daftar Arsip Aktif paling sedikit memuat informasi tentang: a) Unit Pengolah; b) nomor berkas; c) kode klasifikasi; d) uraian informasi berkas; e) kurun waktu berkas; f) jumlah berkas; g) nomor item Arsip; h) uraian informasi Arsip; i) tanggal; j) jumlah; k) tingkat perkembangan l) lokasi simpan; m) tingkat klasifikasi keamanan dan akses; dan n) keterangan, yang disusun dengan format sebagai berikut: -20- Formulir 4. Daftar Arsip Aktif -21- b. Penyimpanan Arsip Aktif Menyimpan Arsip Konvensional/Arsip Kertas yang telah diberkaskan ke dalam folder dan meletakkannya pada filing cabinet sesuai dengan urutan berkas. Penyimpanan Arsip secara elektronik dilakukan melalui sistem elektronik disertai informasi arsip yang berfungsi sebagai deskripsi Arsip sesuai konteks, konten, dan struktur Arsip dengan cara melakukan registrasi Arsip untuk memudahkan setiap pengguna menemukan dan memahami Arsip. Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki masa retensi inaktif berdasarkan JRA, Unit Pengolah dapat melaksanakan pemindahan Arsip ke Unit Kearsipan. Ketentuan teknis mengenai pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan tercantum dalam penjelasan mengenai Penyusutan Arsip sebagaimana tercantum dalam Lampiran ini. 4. Pemeliharaan Arsip Inaktif Pemeliharaan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan. Pemeliharaan Arsip Inaktif menggunakan prasarana dan sarana kearsipan. Unit Kearsipan dapat membentuk gedung Sentral Arsip Inaktif dalam rangka pemeliharaan Arsip Inaktif. Arsip Inaktif yang dipelihara berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan JRA. Arsip yang telah diberkaskan sesuai dengan klasifikasi Arsip kemudian dilakukan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Yang dimaksud dengan “asas asal usul” yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan Pencipta Arsip (provenance), tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain, sehingga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya. Yang dimaksud dengan “asas aturan asli” yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga Arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika Arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan Pencipta Arsip. Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui penataan Arsip Inaktif; Penataan Arsip Inaktif yang belum memiliki daftar Arsip; dan penyimpanan Arsip Inaktif. a. Penataan Arsip Inaktif Penataan Arsip Inaktif pada Unit Kearsipan dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: 1) Pengaturan fisik Arsip Kegiatan pengaturan fisik diawali dengan kegiatan pemeriksaan dan verifikasi Arsip untuk memastikan kelengkapan Arsip, serta kesesuaian fisik Arsip dengan daftar Arsip. Pengaturan fisik Arsip dilakukan dengan kegiatan sebagai berikut: a) Penataan Arsip dalam boks Penataan Arsip dikelompokkan berdasarkan media simpan dan sarana penyimpanannya. Arsip ditempatkan dalam boks dengan tetap mempertahankan penataan Arsip ketika masih aktif (asas asal usul dan asas aturan asli), serta menempatkan lembar tunjuk silang apabila diperlukan. b) Penomoran boks dan pelabelan Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi simpan, nomor boks, dan nomor folder secara konsisten. -22- Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nomor, dengan format sebagai berikut: FORMAT Unit Pencipta Tahun Kode Klasifikasi Nomor Urut Berkas Nomor Boks Lokasi CONTOH : : : : : : BIRO UMUM DAN LAYANAN PENGADAAN 2020 TU.02.02 1-50 1 GA/L2.R.D2 Petunjuk Pengisian: Unit pencipta Tahun Kode Klasifikasi : : : Nomor Urut Berkas : Nomor Boks Lokasi : : Menuliskan unit pencipta arsip Menuliskan tahun terciptanya arsip Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai peraturan tentang klasifikasi arsip pada Kementerian ATR/BPN Menuliskan nomor urutan berkas arsip sesuai urutan daftar arsip Nomor boks diisi dengan nomor urut terciptanya boks Menuliskan gedung/rak/boks yang menunjukkan lokasi arsip disimpan Gambar 2. Label Boks Arsip Inaktif c) Pengaturan penempatan boks Arsip Pengaturan penempatan boks Arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan prinsip asal usul diatur setingkat penanggung jawab tertinggi pada Pencipta Arsip tersebut. 2) Pengolahan informasi Arsip Pengolahan informasi Arsip menghasilkan daftar informasi tematik yang paling sedikit memuat judul, Pencipta Arsip, uraian hasil pengolahan, dan kurun waktu. Pengolahan informasi Arsip dilakukan untuk menyediakan bahan layanan informasi publik dan kepentingan internal lembaga, dengan cara mengidentifikasi dan menghubungkan keterkaitan Arsip dalam satu keutuhan informasi berdasarkan Arsip yang dikelola di Unit Kearsipan. Daftar informasi tematik disusun dengan format sebagai berikut: -23- Daftar Informasi Tematik Klasifikasi: No Judul Pencipta Arsip (1) (2) (3) Petunjuk Pengisian (1) Klasifikasi : (2) (3) (4) : : : (5) Judul Pencipta Arsip Uraian Hasil Pengolahan Kurun Waktu : Uraian Hasil Pengolahan (4) Kurun Waktu (5) Menuliskan tanda pengenal arsip yang dapat membedakan antara klasifikasi yang satu dengan klasifikasi yang lain sesuai dengan permen kode klasifikasi arsip Kementerian ATR/BPN Menuliskan judul arsip Menuliskan pencipta arsip Menuliskan uraian hasil pengolahan, contoh: lengkap, tidak lengkap Menuliskan tahun terciptanya arsip Formulir 5. Daftar Informasi Tematik 3) Penyusunan daftar Arsip Inaktif Unit Kearsipan membuat daftar Arsip Inaktif. Unit Pengolah dan Unit Kearsipan mengolah daftar Arsip Inaktif dengan menambahkan informasi nomor definitif folder dan boks yang diurutkan sesuai dengan database daftar Arsip Inaktif masingmasing Pencipta Arsip. Pembaharuan daftar Arsip Inaktif dilakukan setiap terjadi pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan Arsip paling sedikit 1 (satu) tahun sekali. Daftar Arsip Inaktif digunakan sebagai sarana penemuan kembali Arsip dan sarana pengendalian Arsip Inaktif. Penyusunan daftar Arsip Inaktif memuat informasi tentang: a) Pencipta Arsip; b) Unit Pengolah; c) nama pimpinan Unit Kearsipan; d) jabatan pimpinan Unit Kearsipan; e) nomor Arsip; f) kode klasifikasi; g) uraian informasi Arsip/berkas; h) kurun waktu berkas/tanggal item arsip; i) jumlah; j) tingkat perkembangan; k) lokasi simpan (ruang penyimpanan/rak, nomor boks definitif, nomor folder); l) tingkat klasifikasi keamanan dan akses; m) jangka simpan dan nasib akhir; n) kategori Arsip; dan o) keterangan. Daftar Arsip Inaktif disusun sesuai dengan format sebagai berikut: -24- Formulir 6. Daftar Arsip Inaktif (Kertas) -25- Formulir 7. Daftar Arsip Inaktif (Foto) -26- Formulir 8. Daftar Arsip Inaktif (Sound Recording) -27- Formulir 9. Daftar Arsip Inaktif Video dan Film (Moving Image) -28- b. Penataan Arsip Inaktif yang belum memiliki daftar Arsip Penataan Arsip Inaktif yang belum memiliki daftar Arsip dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: 1) Survei Kegiatan pengumpulan Data dan informasi melalui pengamatan terhadap fungsi lembaga Pencipta Arsip dalam rangka menentukan skema pengaturan Arsip, jumlah, media, kurun waktu, kondisi fisik Arsip, sistem pemberkasan, dan kebutuhan sumber daya lainnya. Kegiatan survei ini menghasilkan proposal penataan Arsip Inaktif. Daftar Survei Arsip Inaktif disusun sesuai dengan format sebagai berikut: Formulir 10. Survei Arsip Inaktif 2) Pembuatan daftar ikhtisar Arsip Pembuatan daftar ikhtisar Arsip yang merupakan acuan dalam memindahkan/evakuasi Arsip yang akan dilakukan penataan ke tempat yang telah disediakan. Daftar ikhtisar Arsip disusun sesuai dengan format sebagai berikut: Formulir 11. Daftar Ikhtisar Arsip -29- 3) Pembuatan skema pengaturan Arsip Pembuatan skema Arsip merupakan analisis terhadap fungsi dan kegiatan Pencipta Arsip dari unit kerja untuk dasar pembuatan kerangka pengelompokan fisik dan informasi Arsip, sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi (fisches). Penyusunan skema Arsip berdasarkan: a) pola klasifikasi; b) struktur organisasi; c) tugas dan fungsi; d) deskripsi; atau e) kombinasi. 4) Rekonstruksi Rekonstruksi Arsip dilakukan untuk mewujudkan kesatuan fisik dan informasi Arsip melalui kegiatan pemilahan Arsip dan pemberkasan Arsip. Pemilahan Arsip dilakukan dengan cara: a) mengelompokkan arsip sesuai dengan asas asal usul pencipta; b) memilah antara Arsip dan nonArsip; c) memberkaskan sesuai dengan klasifikasi; dan d) pada Arsip yang sudah memberkas dipertahankan sesuai keutuhannya (tidak berlaku untuk Arsip korespondensi yang tercampur dalam satu ordner). 5) Pendeskripsian Pendeskripsian merupakan kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap item/berkas Arsip. Pendeskripsian Arsip memuat informasi sebagai berikut: a) unit Pencipta Arsip; b) bentuk redaksi; c) isi informasi; d) kurun waktu/periode; e) tingkat keaslian; f) perkembangan; g) jumlah/volume; h) keterangan khusus; i) ukuran (Arsip bentuk khusus); j) nomor sementara; dan k) nomor definitif. Pendeskripsian Arsip disusun sesuai dengan format sebagai berikut: Gambar 3. Kartu Deskripsi Arsip -30- c. 6) Manuver (pengolahan Data dan fisik Arsip) Manuver kartu deskripsi (mengolah Data), merupakan proses menggabungkan kartu deskripsi atau data Arsip yang mempunyai kesamaan masalah, mengurutkan sesuai dengan skema serta memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi sebagai nomor penyimpanan berkas. Manuver fisik merupakan proses penyusunan berkas berdasarkan nomor definitif Arsip sesuai dengan skema. 7) Penataan Arsip dan boks Arsip dimasukkan ke dalam folder dan diberi kode masalah/subjek Arsip dan nomor urut Arsip sesuai nomor definitif. Menyusun Arsip ke dalam boks secara kronologis dimulai dari nomor terkecil berada pada susunan paling belakang. Membuat label pada boks, berisi nomor boks, nomor folder, serta lokasi simpan. Apabila jumlah Arsip dalam 1 (satu) berkas sangat banyak, Arsip dapat disimpan lebih dari 1 (satu) folder. 8) Pembuatan daftar Arsip Inaktif Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan berdasarkan deskripsi Arsip yang disusun secara kronologis perkelompok berkas. Daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan memuat informasi: Pencipta Arsip, Unit Pengolah, nomor, kode, uraian informasi Arsip, kurun waktu, jumlah, media, dan keterangan. Penataan Arsip Inaktif yang telah memiliki daftar Arsip menghasilkan tertatanya fisik Arsip dan tersedianya daftar Arsip sehingga dapat dilakukan pemindahan Arsip Inaktif kepada Unit Kearsipan sesuai prosedur penyusutan Arsip. Penyimpanan Arsip Inaktif Boks Arsip ditata dan disimpan ke dalam lemari atau rak penyimpanan Arsip dengan material besi secara berurut berdasarkan nomor boks dan disusun vertikal lateral (vertikal berderet ke samping). Dalam hal ini Arsip disusun dengan tegak lurus ke atas (vertikal) bukan menumpuk dan dalam posisi berdiri (lateral) berderet ke samping yang dimulai dari rak paling atas kiri menuju ke kanan selanjutnya mengular ke rak bawahnya. Arsip Inaktif disimpan pada gedung Sentral Arsip Inaktif, suatu bangunan yang dirancang sesuai dengan standar penyimpanan Arsip. Penataan boks Arsip dilaksanakan sebagaimana contoh dalam gambar berikut: -31- Gambar 4. Penataan Boks Arsip Pada Rak Penyimpanan Arsip Inaktif dilakukan berdasarkan daftar Arsip Inaktif. Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA. Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan Unit Kearsipan telah melewati masa retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA dan bersifat statis, Unit Kearsipan harus melaksanakan penyerahan Arsip kepada lembaga kearsipan nasional. Terhadap Arsip yang telah melewati masa retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA dapat dilaksanakan Pemusnahan Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ketentuan teknis mengenai penyerahan dan pemusnahan tercantum dalam penjelasan mengenai Penyusutan Arsip dalam Lampiran Peraturan Menteri ini. 5. Alih Media Arsip Dalam rangka pemeliharaan Arsip dapat dilakukan Alih Media Arsip. Alih Media Arsip dapat dilakukan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan baik oleh Arsiparis atau pengelola Arsip dengan daftar Arsip Aktif dan/atau daftar Arsip Inaktif. Ketentuan teknis mengenai pembuatan daftar Arsip tercantum dalam penjelasan mengenai pemeliharaan Arsip dalam Lampiran ini. Alih Media Arsip dilaksanakan dalam bentuk, media, serta prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Prasarana dan sarana Alih Media Arsip harus memperhatikan halhal sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali Informasi Elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; -32- b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan Informasi Elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk. Metode yang digunakan dalam pelaksanaan Alih Media Arsip antara lain pengkopian, konversi, atau migrasi. Unit Kearsipan menentukan prioritas pelaksanaan Alih Media dengan memperhatikan serta mempertimbangkan kondisi Arsip dan nilai informasinya. Unit Pengolah dan Unit Kearsipan dalam melaksanakan Alih Media harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan. Alih Media Arsip dapat dilakukan secara swakelola maupun menggunakan Pihak Ketiga dengan ketentuan sebagai berikut: a. telah terakreditasi oleh lembaga kearsipan nasional dan/atau standar internasional di bidang kearsipan; b. memiliki kualifikasi pendidikan dan pelatihan di bidang kearsipan; c. memiliki kualifikasi pendidikan dan pelatihan di bidang teknologi informasi dan komunikasi; d. memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai untuk melaksanakan Alih Media Arsip secara profesional; e. memiliki integritas personal; dan f. melaksanakan Alih Media Arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada Kementerian ATR/BPN. Arsip hasil Alih Media diautentikasi oleh Pimpinan Unit Kearsipan atau Pimpinan Unit Pengolah dimana Alih Media tersebut dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. Prosedur teknis Alih Media Arsip meliputi: a. Tahap Persiapan Pada tahapan ini Unit Pengolah atau Unit Kearsipan mempersiapkan Arsip dan prasarana dan sarana Alih Media Arsip, termasuk sumber daya manusia untuk melakukan Alih Media Arsip. b. Tahap Penyeleksian/Penilaian Arsip Tahapan ini meliputi pemilahan, pengelompokan, serta penataan Arsip yang akan dipindai dengan bantuan daftar Arsip Aktif dan/atau daftar Arsip Inaktif. Pemilahan Arsip dilakukan dengan pertimbangan prioritas Alih Media berdasarkan kondisi Arsip dan nilai informasi. 1) Pertimbangan prioritas berdasarkan kondisi Arsip Pertimbangan prioritas berdasarkan kondisi Arsip dimaksud antara lain: a) Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; b) Arsip Elektronik dengan format Data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; atau c) informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. -33- 2) Pertimbangan prioritas berdasarkan nilai informasi Pertimbangan prioritas berdasarkan nilai informasi yang dimaksud yaitu: a) informasi yang berdasarkan peraturan perundang-undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan b) Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA. Setelah dilakukan pemilahan maka Arsip dikelompokkan secara kronologis berdasarkan asas asal usul dan kode klasifikasi. Arsip yang telah dikelompokkan kemudian dilakukan penataan. Diagram alur pemilahan, pengelompokan, dan penataan tercantum pada Bagan berikut: Bagan 1. Diagram Pemilahan Arsip yang akan Dialihmediakan c. Tahapan Pemindaian Arsip Pemindaian merupakan proses perekaman, digitisasi, atau Alih Media dari Arsip fisik menjadi Data atau file digital yang berbentuk file Portable Document Format (PDF) atau bentuk lain sesuai perkembangan teknologi menggunakan scanner. Scanner yang digunakan harus memiliki spesifikasi kualitas yang baik dan dapat disesuaikan dengan perkembangan teknologi. Untuk format image/foto menggunakan resolusi paling sedikit 600 (enam ratus) dot per inch (dpi), 400 (empat ratus) dpi untuk arsip kartografi, untuk format kertas menggunakan resolusi paling sedikit 300 (tiga ratus) dpi, serta kedalaman warna 24-bit color. -34- Pemindaian dilaksanakan dengan langkah sebagai berikut: 1) memeriksa keutuhan berkas Arsip yang akan dipindai dan kesesuaiannya dengan daftar Arsip; 2) membuka folder berkas Arsip, menghitung jumlah berkas, dan memperhatikan urutan kronologis Arsip sebelum dilakukan pemindaian (scanning); 3) membuka folder, penjepit kertas/klip, dan/atau perekat lain yang melekat pada fisik Arsip; 4) melakukan pemindaian (scanning) Arsip lembar per lembar dengan tetap memperhatikan urutan kronologis pada berkas fisik Arsip; 5) mencatat atau mendokumentasikan Arsip yang telah dipindai ke dalam bentuk database; dan 6) memberkaskan kembali fisik Arsip yang telah dipindai sesuai dengan aslinya, dengan ketentuan fisik Arsip yang telah dipindai tidak boleh ditambahkan tanda apapun atau stempel karena akan mengubah keaslian fisik Arsip sehingga dapat mengganggu keautentikan dan keterpecayaan Arsip. Diagram pemindaian tercantum pada bagan berikut: Pemindaian Input 1. Arsip hasil pemilahan, Alur Kerja Output Mulai pengelompoka n dan penataan 2. Daftar Arsip Manual Awal: 1. Memeriksa keutuhan dan kesesuaian berkas 2. Membuka folder berkas, menghitung jumlah berkas dan urutan kronologis 3. Membuka perekat Pemindaian Pencatatan/pendokumentasian Pemberkasan Selesai 1. Arsip Hasil Pemindaian 2. Database Bagan 2. Diagram Pemindaian Arsip yang dialihmediakan d. Tahap Penyesuaian dan Editing Pada tahapan ini dilakukan kontrol kualitas/quality control (QC) untuk memastikan informasi Arsip, dalam hal ini harus dipastikan bahwa hasil pemindaian Arsip harus memiliki informasi yang sama seperti Arsip aslinya. Tahapan penyesuaian dan editing dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut: -35- 1) memeriksa hasil pemindaian dari segi kuantitas dan kualitas serta kesesuaiannya dengan fisik Arsip; 2) menyesuaikan bentuk, format, dan ukuran hasil pemindaian dengan fisik Arsip; dan 3) melakukan editing sesuai kebutuhan untuk memperjelas, mempertajam, dan/atau meningkatkan kualitas hasil pemindaian. Diagram tahap penyesuaian dan editing tercantum pada bagan berikut: Bagan 3. Diagram Penyesuaian dan Editing e. Autentikasi Arsip hasil Alih Media diautentikasi oleh pimpinan Unit Kearsipan atau pimpinan Unit Pengolah dimana Alih Media tersebut dilakukan. Kegiatan autentikasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memberikan tanda dan/atau pernyataan tertulis atau tanda lainnya sesuai dengan perkembangan teknologi yang menunjukkan bahwa -36- f. Arsip yang diautentikasi sesuai dengan aslinya pada hasil pemindaian Arsip dalam bentuk file PDF atau bentuk lain sesuai perkembangan teknologi berupa: 1) tanda tangan elektronik; 2) segel elektronik; atau 3) metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi. Tanda tersebut dapat berupa kode yang secure yang terasosiasi dan terintegrasi, serta tersertifikasi. Ketentuan lebih lanjut mengenai bentuk autentikasi diatur dengan Keputusan Menteri/Kepala. Adapun segel elektronik yang dimaksudkan harus memenuhi beberapa persyaratan, seperti: 1) segel elektronik yang dimaksud merupakan segel elektronik yang dikeluarkan badan hukum yang berfungsi memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik yang tersertifikasi oleh instansi penyelenggara bidang komunikasi dan teknologi informatika. Proses autentikasi ini untuk menjamin bahwa dokumen elektronik (hasil pemindaian) sesuai/persis sama dengan aslinya/hardcopy-nya (digital twin); 2) segel elektronik memiliki kemampuan menyimpan informasi private didalamnya; 3) tanda yang diberikan jangan sampai menutupi informasi Arsip; 4) segel elektronik dapat memberikan informasi validitas dari suatu dokumen; 5) segel elektronik dapat memenuhi prinsip integrity dan nonrepudiation; dan/atau 6) segel elektronik dapat memuat informasi waktu pembubuhan pada dokumen (timestamp). Pemberkasan Arsip Hasil Alih Media Pada tahapan ini dilakukan hal-hal sebagai berikut: 1) menentukan lokasi simpan/database Arsip hasil Alih Media; 2) masing-masing item Arsip hasil Alih Media diberikan identitas/nama yang merujuk pada deskripsinya dan identitasnya sebagai bagian dari kesatuan berkas dengan prinsip umum ke khusus; 3) membuat folder elektronik sebagai wadah pemberkasan Arsip hasil Alih Media; 4) memberkaskan Arsip hasil Alih Media ke dalam folder elektronik; 5) memberikan identitas nama folder elektronik sesuai dengan indeks pada folder fisik Arsip yang berupa kata tangkap dan kode klasifikasi; 6) penyimpanan Arsip hasil Alih Media tertentu agar setelah disimpan tidak dapat dimodifikasi atau diubah dan tidak dapat dirusak begitu disimpan ke perangkat. Hal ini dilakukan dengan mempertimbangkan jaminan keamanan dan perlindungan atas informasi Arsip hasil Alih Media; dan 7) Penyimpanan ke dalam sistem yang sudah tersedia sehingga terintegrasi dengan dokumen digital yang terdapat pada DMS/Server. Penyimpanan Arsip hasil Alih Media ke dalam sistem pengelolaan dokumen dilaksanakan melalui koordinasi dengan unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan penyusunan tata kelola dan infrastruktur teknologi informasi, pengembangan dan inovasi sistem informasi, serta pengelolaan Data dan penyajian informasi di Kementerian ATR/BPN. -37- g. Penyusunan Berita Acara Alih Media Arsip dan Daftar Arsip Hasil Alih Media Berita Acara Alih Media paling sedikit memuat: 1) waktu pelaksanaan; 2) tempat pelaksanaan; 3) jenis media; 4) jumlah; 5) keterangan proses Alih Media yang dilakukan; 6) pelaksana; dan 7) penandatanganan oleh pimpinan Unit Kearsipan. Daftar Arsip yang dialihmediakan paling sedikit memuat: 1) Unit Pengolah; 2) nomor urut; 3) jenis Arsip; 4) jumlah; 5) kurun waktu; dan 6) keterangan. Berita acara Alih Media Arsip disusun sesuai dengan format sebagai berikut: -38- -39- Formulir 12. Berita Acara Alih Media Arsip -40- h. Pengesahan Berita Acara Alih Media Arsip Tahapan ini dilakukan dengan cara meneliti hasil Alih Media, memverifikasi daftar Arsip hasil Alih Media dan memberikan pengesahan berita acara Alih Media Arsip. i. Tahap Akhir Pada tahap ini dilakukan hal-hal sebagai berikut: 1) mengembalikan fisik Arsip ke tempat penyimpanan sebelumnya; dan 2) melakukan pemeliharaan terhadap Arsip Elektronik hasil Alih Media. 6. Penyusutan Arsip Penyusutan Arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah Arsip. Penyusutan Arsip Konvensional meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. pemusnahan Arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna serta dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan; dan c. penyerahan Arsip Statis ke lembaga kearsipan nasional. Penyusutan Arsip dilaksanakan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan berdasarkan JRA yang berlaku. Penyusutan Arsip dilakukan oleh setiap jenjang Unit Kearsipan dengan koordinasi dan pengawasan dari Unit Kearsipan I. Penyusutan Arsip dilaksanakan secara terprogram dan berkesinambungan. a. Pemindahan Arsip Inaktif Pemindahan Arsip Inaktif dilaksanakan terhadap Arsip yang telah dilakukan penataan dan pendataan dengan memperhatikan jenis/bentuk, dan media Arsip. Pemindahan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Unit Pengolah dan dilakukan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan. Arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif sesuai dengan JRA dapat dipindahkan dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan (sesuai dengan jenjang Unit Kearsipan) sepanjang Sumber Daya Kearsipan pada Unit Kearsipan telah terpenuhi. Pemindahan Arsip Inaktif dilakukan melalui tahapan sebagai berikut: 1) Penyeleksian Arsip Inaktif Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyeleksian Arsip Inaktif, yaitu: a) Arsip yang dipindahkan yaitu Arsip yang sudah habis masa retensi aktifnya atau Arsip yang sudah memasuki masa retensi inaktif; b) penyeleksian dilakukan melalui JRA dengan cara melihat pada kolom retensi aktif dan inaktif; dan c) dalam hal retensi aktifnya telah habis atau terlampaui, Arsip tersebut telah memasuki masa inaktif atau frekuensi penggunaan Arsip yang telah menurun. 2) Penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan Penataan Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab Unit Pengolah. Sebelum Arsip dipindahkan ke Unit Kearsipan (di lingkungan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan jenjang diatasnya), Arsip terlebih dahulu ditata fisiknya berdasarkan klasifikasi Arsip dengan memperhatikan asas asal usul dan asas aturan asli, serta diolah informasinya agar jelas serah terima tanggung jawab dan wewenang pengelolaan Arsip inaktifnya; -41- 3) 4) Pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan Hal-hal yang perlu diperhatikan pembuatan daftar Arsip Inaktif, yaitu: a) pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan menjadi tanggung jawab kepala Unit Pengolah; b) Pencipta Arsip menyusun daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c) daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan paling kurang memuat Pencipta Arsip, Unit Pengolah, nomor Arsip, kode klasifikasi, uraian informasi Arsip, kurun waktu, jumlah, dan keterangan. Pelaksanaan pemindahan Arsip a) pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif dilakukan dengan penandatanganan berita acara dari masing-masing pimpinan yang menyerahkan kepada pimpinan yang menerima serta dilampiri daftar Arsip yang akan dipindahkan; b) berita acara pemindahan Arsip paling kurang memuat waktu pelaksanaan, jenis Arsip yang dipindahkan, jumlah Arsip, pelaksana, dan ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan. Berita acara pemindahan Arsip dan lampirannya dibuat rangkap 2 (dua) ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah selaku yang memindahkan Arsip dan Unit Kearsipan di lingkungan Pencipta Arsip selaku penerima Arsip atau pejabat yang diberi kewenangan. Berita acara pemindahan Arsip disusun sesuai dengan format sebagai berikut: -42- -43- -44- Formulir 13. Berita Acara Pemindahan Arsip -45- c) Unit Kearsipan melakukan verifikasi terhadap daftar dan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan sebelum menandatangani berita acara pemindahan Arsip Inaktif; d) kegiatan verifikasi dilakukan terhadap: (1) kesesuaian fisik Arsip dengan daftar Arsip; (2) telah habis retensi aktifnya baik terhadap Arsip yang memiliki retensi inakti

← Pasal 6 ↑ Daftar Pasal